Wie innovative Raumplanung neue Arbeitsqualitäten schafft
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Die Entwicklung von Raumkonzepten für moderne, digitalisierte Büroarbeitsplätze ist ein Prozess, der längst nicht abgeschlossen ist.
Der Himmel ist blau, ein Angestellter sitzt auf der Dachterrasse, ein Laptop liegt auf seinem Schoß. Entspannt recherchiert er wichtige Informationen. Die Tür geht auf, ein Kollege erscheint, beide winken sich freundlich zu. Ein solcher Arbeitsplatz erinnert an privates Ambiente. Wenn das Wetter mitspielt, genießt man gemeinsam die Sonnenterrasse. Ist das eine Ausnahme?
Die Pandemie hat viele Menschen in die Einsamkeit des Home-Office gezwungen. Soziale Kontakte finden über Videokonferenzen und virtuelle Begegnungsräume statt. Es fehlt an echter körperlicher Anwesenheit. Non-verbale Signale in Gesprächen kommen zu kurz. Ohne digitale Techniken wäre es nicht möglich gewesen, Millionen Menschen ins Home-Office zu schicken.
Tragischerweise rückt genau diese Chance den Prozess der Digitalisierung in ein Licht von menschlicher Isolation und sozialem Missstand, denn ihre stärksten positiven Veränderungen finden in der Arbeitswelt direkt im physischen Raum statt. Das betrifft die Bürokultur, Arbeitsorganisation und die Gestaltung von Arbeitsplätzen - die Dachterrasse gehört dazu. Mit ihren neuen technischen Möglichkeiten beeinflusst die Digitalisierung neben der sozialen Kultur sehr spürbar die bestehenden Arbeitskonzepte und die Konzeption innovativer Arbeitsräume in den Unternehmen. Wie sehen diese Ideen aus? Warum schaffen sie einen Anreiz, vom Home-Office in das Unternehmen zurückzukehren? Wie setzt man das um? Diesen Fragen gehen wir nach.
Ein historischer Blick zurück - die Industrialisierung der Büroarbeit
Hierarchisch oben steht der Chef, unter ihm arbeiten die Angestellten. Jedes Unternehmen wird in diverse Abteilungen gegliedert. Jede Abteilung hat ihr eigenes Management und deren Angestellte. Manager denken und planen, die Angestellten führen Anweisungen aus. Alle Prozesse werden in Arbeitsschritte unterteilt und jeder Angestellte ist für einen bestimmten Aufgabenbereich zuständig. Dann misst man die Zeit, die er dafür braucht. Darüber werden Arbeitspensum und Stundenlohn festgelegt.
Auf dieser Basis lässt sich finanziell exakt planen: Pro Tag ist eine bestimmte Gesamtarbeitsleistung erreichbar und diese Leistung kostet einen bestimmten Betrag. Geradewegs perfekt wurde diese Art von Betriebsplanung zu Beginn des 20. Jahrhunderts in der Automobilbranche umgesetzt: Henry Ford in den USA errichtete ein Fließband für die Karosserie und jeder Arbeiter baute der Reihe nach bestimmte Bauteile ein - einer die Türen, der nächste die Stoßstangen. Immer gleich, immer die identischen Arbeitsschritte. Durch die Betriebsumstellung erreichte Ford 1909 eine Produktionssteigerung von 50 %. Ford ist ein Idealbeispiel für die Grundideen des Taylorismus, der bis heute das Arbeitsleben prägt. Der Taylorismus zog im vergangenen Jahrhundert auch schnell in die Bürowelt ein. Riesige Großraumbüros mit Tischen in Reih und Glied entstanden: Jeder Mitarbeiter ein Maschinentipper im großen Getriebe.
Arbeitsleistung und Motivation - was sagen moderne Erkenntnisse?
Vor 100 Jahren war das Prinzip der strengen Arbeitsteilung eine hoch moderne Idee. Das Problem: Der Mensch kann denken und ist sozial. Es fällt ihm schwer, diese Fähigkeiten und Bedürfnisse täglich viele Stunden zu unterdrücken. Es entstehen Langeweile und Frustration. Diese wurden lange mit hohen Stunden- oder Akkordlöhnen ausgeglichen. Doch wenn sie wegfallen, sinkt die Motivation ins Bodenlose.
Im Laufe der Zeit verwandelten sich deshalb auch die Massen-Büros. Es durfte mehr Individualismus einziehen. Dazu gehörten Trennwände, die ein Minimum an Privatsphäre schufen - sogenannte Cubicles. Oder Büroetagen mit Einzelarbeitsplätzen. Doch der eigentliche Grund, um gut gelaunt, motiviert und effektiv zu arbeiten, steckt im Sozialen. Der Austausch mit Kollegen ist der eigentliche Motor jeder positiven Arbeitssituation.
Ben Waber ist Geschäftsführer des US-Unternehmens Humanyze. Es untersucht die Verhaltensweisen von Angestellten in Betrieben. Dafür wurde mit Hilfe von Sensoren erforscht, wie Angestellte miteinander interagieren. Erstaunliches kam dabei zutage. Konnten Kollegen zusammen ihre Pause verbringen und über alltägliche Dinge sprechen oder auch über den Chef lästern, waren sie hinterher motivierter und effektiver bei der Arbeit. Getränkestationen, Süßigkeitenautomaten, Kaffeeküche oder Flure sind Orte des Austauschs. Diese Tatsache hat hohe Bedeutung. Folgt man streng dem Taylorismus, sind genau diese Handlungen im Sinne der Zeitplanung ineffizient.
Waber hat aber herausgefunden, dass genau diese scheinbare Ineffizienz die Ursache für gesteigerte Leistung ist. Das soziale Miteinander ist ein entscheidendes Motiv für eine Belebung der Arbeitsleistung. Dieser Austausch ist es auch, der den Angestellten im Home-Office am meisten fehlt. Was sie sich vor allem von einer Rückkehr ins Büro wünschen: Die Begegnung mit Kollegen.
Moderne Raumplanungen für Kreativität und soziales Miteinander
Digitalisierung und Konzepte des "New Work" haben in den letzten Jahren vieles verändert. Strikte Arbeitsteilungen sowie die klassische Hierarchie vom Manager als Entscheider und dem Angestelltem als Weisungsempfänger sind aufgebrochen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind Kreativität und Motivation der Mitarbeiter für viele Unternehmen unverzichtbar. Was dabei zunehmend in den Vordergrund rückt, ist die Architektur. Es braucht Räumlichkeiten, die Trennungen von Abteilungsbereichen aufheben und Orte der Begegnung schaffen. Unternehmen wie beispielsweise Microsoft machen es vor. Ihre Raumkonzepte zeichnen sich durch multifunktionale Eigenschaften aus. Beispiele sind diese:
- Kombiniert man eine überschaubare Anzahl von Schreibtischarbeitsplätzen mit frei aufstellbaren Boxen für konzentriertes Arbeiten und bietet zusätzlich eine Lounge als Treffpunkt, können sich Mitarbeiter je nach Bedürfnis mit ihren Arbeitsaufgaben flexibel im Raum verteilen.
- Sitzgruppen mit Rollsesseln schaffen Besprechungsecken, die sich je nach Gruppenzusammensetzung erweitern oder verkleinern lassen.
- Ein schöner Raum mit Dachterrasse sollte nicht mehr für die Chefetage reserviert sein, sondern als Mittelpunkt für Begegnungen dienen.
- Große Bildschirme in Arbeitsräumen ermöglichen es, dass externe Mitarbeiter einfach miteinander vernetzt werden und sich Gesprächsrunden von allen direkt am Arbeitsplatz verfolgen lassen.
- Werden wichtige Orte wie Mitarbeitertoiletten, Küche und Raucherecke in der Raumanordnung klug verteilt, gibt es viele Chancen, dass sich die Laufwege von Kollegen kreuzen und kleine Gespräche entstehen können.
- Bei der Gestaltung von Büros kann die Idee einer Projektwerkstatt zugrunde gelegt werden. Dann bieten die Räume Wandaufhängungen für Konzeptentwürfe, leicht umgruppierbare Möbel oder sonstige Einrichtungselemente, die sich je nach Projekt umbauen und umstellen lassen.
Allgemein setzt sich der Gedanke durch, dass die moderne Bürogestaltung das "innere Kind" und seine Kreativität ansprechen sollte. Dieser Trend ist in allerlei Unternehmen zu erkennen. Das Unternehmen BlaBlaCar Mitfahrgelegenheiten sorgt mit Kindergartenfarben für diese Atmosphäre. Vergleichsportal Money.uk.co hat seinen Besprechungsraum optisch in eine Art Eishöhle mit Pinguin und Schlitten umgewandelt. Spieleentwickler King setzt auf tropisches Flair und sorgt mit Palmen, Schaukel und Rasen für Spielplatzambiente.
Virtuelle Begegnungen und Lounge sorgen für neue Arbeitsqualität
In physischer Hinsicht findet eine Entgrenzung statt. Es gibt reale Begegnungsräume und Arbeitsplätze in den Unternehmen. Doch nicht alle Angestellten arbeiten dort. Zum Kolle-genkreis gehören Mitarbeiter, die vor Ort sind, im Home-Office sitzen oder als digitale Nomaden arbeiten. Virtuelle Kaffeepausen mit den abwesenden Kollegen sind deshalb ebenso wichtig wie eine einladende Atmosphäre im Büro.
Ideal gestaltet sind sie, wenn flexible Nutzungsmöglichkeiten an privates Wohnen erinnern. Entspannt in der Sofaecke eine Recherche per Laptop betreiben, am Tresen konzentriert arbeiten oder der Rückzug in eine intime, schallisolierte Box: Welche Arbeitsqualität gerade gewünscht wird, lässt sich dann individuell und für eine bestimmte Arbeitsphase konkret umsetzen. Sogar die Sonne auf der Dachterrasse schafft eine neue Arbeitsqualität. Wie in einer Wohnung sind die räumlichen Möglichkeiten auf unterschiedliche Bedürfnisse abgestellt. Sie lassen sich durch den Wechsel der Arbeitsumgebung spontan umsetzen. Dabei entstehen zwischenmenschliche Begegnungen und inhaltlicher Austausch.
Moderne Bürokonzepte contra Home-Office
08/15-Büroflächen werden dem Zeitgeist langfristig nicht mehr gerecht. Schon bei Planung und Neubau sollten innovative Raumkonzepte bedacht werden. Bestehende Büroflächen lassen sich ebenfalls an die veränderten Bedürfnisse anpassen.
Vieles beginnt schon im Kopf und lebt vom Umdenken. Der größte und attraktivste Raum kann bewusst zum Treffpunkt ausgebaut werden mit Sitzecken, Tresenflächen, großen Pflanzen oder Bildtapeten. Geschickte Beleuchtungsideen schaffen eventuell abgegrenzte Lichtnischen, die unterschiedliche Atmosphären erzeugen. Ziel der Einrichtungsideen sollte sein, dass sich die Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen dort begegnen und sich spontan austauschen können. Unternehmerische Effizienz steigt deutlich, wo die Kollegen mehr voneinander und ihren Arbeitsaufgaben erfahren.
Dabei heben sich attraktive Büroräume mit vielseitiger Gestaltungsmöglichkeit deutlich vom Home-Office ab. Zwar gibt es auch im privaten Zuhause eine Sofaecke, auf die sich Angestellte für bestimmte Tätigkeiten setzen können. Allerdings ist es in den eigenen vier Wänden viel schwieriger, Privates vom Beruflichen abzugrenzen. Die neuartigen Bürokonzepte sorgen für eine klare Trennung von Arbeitsplatz und Familienorganisation. Was aber am wichtigsten ist: Sie ermöglichen die echte Begegnung mit Kollegen.